Verwaltungsmitarbeiter:in (m/w/d)

Willkommen bei der ITcollection Service GmbH! 

Seit 2006 sind wir ein zuverlässiger IT-Full-Service-Partner für Notariate – modern, krisensicher und stetig wachsend. Dabei betreuen wir Notarbüros ganzheitlich – von Serverinfrastruktur, Clients und Telefonie über Bürokommunikationssoftware, Firewall und Drucker bis hin zu automatisierten, standardisierten und verteilten Systemen. 

Unsere Kund:innen können sich zu 100 % auf ihre IT verlassen.

Zur Ergänzung unseres Teams wollen wir nun Sie für den Bereich Verwaltung und Backoffice.

Ihre Aufgaben:

• Finanz- & Abrechnungswesen: wiederkehrende Monatsrechnungen, Rechnungen & Gutschriften vorbereiten, Leistungen erfassen
• Zentrale Kommunikation: E-Mail-Postfach und Telefonzentrale betreuen, Posteingang bearbeiten, gelegentlich Besucher:innen empfangen
• Daten & Infos: Kontaktdaten im ERP-System (Centron) pflegen, Datenqualität sichern
• Organisation: Büromaterial verwalten und Nachbestellungen koordinieren, Ordnung im Büro sicherstellen
• Gelegentliche Besorgungen für den Büroalltag (z. B. Milch, Getränke oder Hygieneartikel)

Sie werden Schritt für Schritt von einer erfahrene Kollegin strukturiert eingearbeitet; im Q3/2026 verlässt sie dann das Unternehmen und Sie können die  Verantwortung für diesen Bereich übernehmen.

Warum Sie zu uns kommen sollten und wir gut zu Ihnen passen:

• Vielseitig & Interessant: klar definierte Aufgaben aus dem Verwaltungsbereich
• Stabil & zukunftssicher: unbefristete Stelle mit klarer Perspektive
• Sehr gute Work-Life-Balance: 40-Stunden-Woche, Mehrstunden werden zeitnah abgebaut
• Ausstattung & Wohlfühlfaktor: höhenverstellbare Tische, moderne IT, Wasser, Kaffee & Snacks frei
• Kurze Wege & starkes Team: flache Hierarchien, kollegialer Austausch, Betriebsausflüge & freiwillige Events
• Wertschätzendes Klima: Wir leben eine Lob und Dank Kultur
• Einfache Anfahrt: Parkplätze vor der Tür, guter S-Bahn-Anschluss Richtung Karlsruhe/Heidelberg

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
• Routine in Verwaltung/Rechnungswesen und im Umgang mit ERP-Systemen (idealerweise Centron)
• Sicherer Umgang mit IT- & Office-Infrastruktur
• Teamfähig, zuverlässig, verantwortungsbewusst und motiviert
• Erfahrung im KMU-Umfeld von Vorteil

Wie geht es weiter? 

Klingt gut? Werden Sie Teil unseres motivierten Teams! Senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung inkl. Gehaltsvorstellung an Bewerbung@ITcollection.de. Nach interner Prüfung ihrer Unterlagen melden wir uns bei Ihnen.